Organisation Jour J Optimale : comment faire?

L'organisation d'un mariage est une situation complexe qui demande une planification minutieuse et une gestion efficace du temps. En effet, chaque détail compte pour faire de cet événement un moment inoubliable pour les mariés. Parmi les nombreuses décisions à prendre, la réservation des prestataires occupe une place centrale. À travers cet article, nous explorons les éléments essentiels pour une organisation jour J qui en mettra plein les yeux à vos invités. Alors, lisez cet article pour mettre en place une célébration nuptiale mémorable et sans accrocs.

Quels sont les prestataires qu’il faut prévoir pour votre mariage ?

Lors de la planification d'un mariage, choisir les bons prestataires est essentiel pour créer une célébration mémorable et sans stress. En effet, chaque prestataire contribue à donner vie à la vision du couple. Ils apportent leur expertise pour créer une atmosphère magique et des souvenirs durables. Voici donc une liste des prestataires indispensables à prévoir :

• Wedding planner : c’est l’étape la plus importante du processus. En effet, une organisatrice de mariage est une professionnelle expérimentée qui s’occupe de tous les aspects de la planification, de la coordination des prestataires à la gestion du budget. Son rôle est simple : permettre aux mariés de se concentrer sur leur amour pendant qu’elle met toute son énergie pour réaliser leurs rêves ! Pour cela, pas de panique : Sweet Life Events est LA bonne adresse à Marseille.
• Photographe et vidéaste : ce sont des artistes talentueux chargés de capturer les moments précieux de la journée. Ils s’occuperont également des shootings du couple avant le mariage pour garder des souvenirs intemporels à chérir pour les années à venir.
• Lieu de réception : c’est l'endroit où se déroule la célébration. Il faut en choisir un à votre goût afin d’offrir le cadre parfait pour accueillir vos invités.
• Traiteur : c’est un professionnel de la cuisine chargé de régaler les convives avec des mets délicieux et raffinés. 
• Fleuriste et décorateur : des experts en création d'ambiance qui transforment les lieux avec des arrangements floraux et une décoration élégante. Leur travail vise à refléter le style et la personnalité des mariés.

Comment choisir les bons prestataires lors de l’organisation jour J ? 

Pendant l’organisation jour J, la sélection judicieuse des prestataires est cruciale pour garantir le succès de l'événement. Cela implique non seulement de choisir les bons professionnels, mais aussi de respecter un calendrier de réservation rigoureux pour éviter les retards et les imprévus de dernière minute.

La wedding planner pour l’organisation jour J

La wedding planner est votre première et indispensable alliée dans la planification de votre mariage. Vous allez l’engager pour vous guider tout au long du processus organisationnel. En effet, son rôle est de comprendre vos besoins et vos désirs. Par exemple, souhaitez-vous un mariage en journée ? Préférez-vous un mariage traditionnel, ou un mariage rétro ? Une fois vos préférences établies, elle les concrétise en prenant en charge tous les aspects logistiques et organisationnels. Elle assure également la coordination jour J en temps réel.

Pour la choisir, il est fondamental de tenir compte de certains éléments. Donc en plus des éléments évidents tels que la localisation (par exemple pour un mariage sur Marseille), sa réputation, son style, ses tarifs, et du feeling, il est essentiel de prendre en considération les qualités qui feront de votre organisatrice de mariage la professionnelle la plus adaptée pour organiser votre jour J :

• ses qualités en matière d'organisation
• sa capacité d'écoute
• son dynamisme
• sa sympathie

En me choisissant, pour organiser votre mariage, vous vous libérez du stress lié à l’organisation jour J et vous vous assurez que votre mariage se déroule à merveille !

À quel moment faut-il réserver son organisatrice de mariage ?

La wedding planner est la prestataire à réserver en premier. Idéalement vous devez commencer à sélectionner l'organisatrice de votre mariage au moment où vous décidez de vous marier.

Photographe et vidéaste

Choisir le bon photographe et vidéaste pour votre mariage est essentiel pour capturer les moments les plus précieux de cette journée mémorable. Ces souvenirs seront gravés à jamais dans vos cœurs et sur vos photos. Par conséquent, il est crucial de sélectionner des professionnels qui comprennent vos besoins et votre style.

Lorsque vous recherchez un photographe et un vidéaste, commencez par examiner leur portfolio sur des plateformes comme Behance. Ensuite, regardez leurs travaux antérieurs pour voir s'ils correspondent à ce que vous recherchez pour votre propre mariage. Considérez également leur style de prise de vue, que ce soit traditionnel, documentaire, ou artistique, pour voir s'il correspond à vos préférences.

À quel moment faut-il réserver le photographe et le vidéaste de son mariage ?

En ce qui concerne le timing, il est recommandé de réserver votre photographe et vidéaste dès que vous avez fixé la date de votre mariage, idéalement 8 à 12 mois à l'avance. Les meilleurs professionnels peuvent être réservés rapidement, surtout pendant la saison des mariages qui est chargée, donc ne tardez pas à faire votre choix pour une organisation jour J optimale.

Lieu de réception

Le choix du lieu de réception pour votre mariage est aussi une étape cruciale qui aura un impact majeur sur l'organisation jour J. Que vous rêviez d'une cérémonie en plein air, dans un jardin luxuriant ou d'une réception élégante dans un château historique, trouver le lieu parfait est une priorité pour l’organisation jour J.

Lors de la recherche d'un lieu de réception, tenez compte de : 

• taille de votre liste d'invités
• votre budget
• style de mariage que vous envisagez

Visitez ensuite plusieurs lieux pour voir ceux qui correspondent le mieux à vos critères et prenez en compte les commodités offertes, telles que : 

• service traiteur inclus
• espaces de cérémonie et de réception
• options d'hébergement pour les invités venant de loin

À quel moment faut-il réserver le lieu de son mariage ?

Pour une bonne organisation jour J, réservez votre lieu de réception au moins 12 mois à l'avance, surtout si vous vous mariez pendant la haute saison des mariages où les lieux populaires peuvent être réservés des années à l'avance.

Le traiteur

Le choix du traiteur pour votre mariage est une décision qui influencera l'expérience culinaire de vos invités. En effet, il se peut que vous optiez pour un menu sophistiqué et gastronomique, ou pour des plats simples et réconfortants. En tout cas, il est essentiel de trouver un traiteur qui puisse répondre à vos attentes et à celles de vos invités.

Commencez par déterminer le style de repas que vous souhaitez proposer, qu'il s'agisse d'un buffet, d'un repas assis ou d'un cocktail dînatoire. Vous pouvez par exemple : 

• demander des recommandations à des amis ou à d'autres prestataires de mariage (coucou Sweet Life Events)
• chercher en ligne pour trouver des traiteurs réputés dans votre région
• planifier des dégustations pour goûter aux plats proposés 

À quel moment faut-il réserver le traiteur de son mariage ?

Il faudra quand même réserver votre traiteur environ 6 à 9 mois à l'avance pour vous assurer d'obtenir le service que vous désirez pour votre journée spéciale.

Fleuriste et décorateur

Il ne faut surtout pas oublier les professionnels de la décoration pendant l’organisation jour J ! En effet, que vous soyez un couple de futurs mariés qui a un faible pour les arrangements floraux luxuriants, ou pour les décorations minimalistes, trouver le bon fleuriste et décorateur est essentiel pour donner vie à votre vision. Vous pouvez commencer par chercher des fleuristes et décorateurs spécialisés dans les mariages. Ensuite, examinez leur portfolio pour voir leur style et leur esthétique. Réfléchissez enfin à la palette de couleurs et au thème de votre mariage pour vous assurer que leurs créations correspondent à votre vision.

À quel moment faut-il réserver le fleuriste et le décorateur pour son mariage ?

Évidemment, pensez à réserver votre fleuriste et décorateur environ 6 à 9 mois à l'avance, surtout si vous vous mariez pendant la saison des mariages où la demande est élevée. 

Le calendrier de réservation des prestataires

La clé pour une organisation jour J réussie réside dans l'établissement d'un calendrier détaillé, mois par mois. Commencez dès que possible après avoir fixé la date de votre mariage. Pour vous aider à créer un plan d’organisation jour J, voici un aperçu du calendrier typique :

• 12-18 mois avant le mariage :
  • fixez la date et le budget
  • engagez une organisatrice de mariage
  • commencez à rechercher et à réserver votre lieu de réception
  • commencez à établir votre liste d'invités
• 10-12 mois avant le mariage :
  • réservez votre photographe et vidéaste
  • sélectionnez votre traiteur et commencez à planifier le menu
  • trouvez votre robe de mariée ou votre costume
  • commencez à penser à la décoration et aux fleurs
• 6-9 mois avant le mariage :
  • finalisez les contrats avec les prestataires
  • réservez les services de fleuriste et de décorateur
  • envoyez les faire-part
  • organisez les logements pour les invités venant de loin
• 3-6 mois avant le mariage :
  • choisissez les alliances
  • planifiez la lune de miel
  • finalisez les détails de la décoration et des fleurs
  • organisez une visite technique et les tests de coiffure et de maquillage

• 1-3 mois avant le mariage :
  • finalisez les détails logistiques avec tous les prestataires
  • confirmez les horaires de la journée avec le lieu de réception ainsi que les prestataires
  • faites un dernier essayage de votre robe et de votre costume
  • organisez les cadeaux pour les membres de la famille ainsi que les amis impliqués dans le mariage
• 1-2 semaines avant le jour J :
  • confirmez les derniers détails avec tous les prestataires
  • préparez vos affaires pour la lune de miel
  • livrez les plans de table au lieu de réception
  • effectuez les derniers paiements

Ce qu’il faut retenir de l’organisation jour J

En conclusion, l'organisation jour J s’avère être une entreprise complexe. Déjà que le choix des bons prestataires est difficile, il faut en plus coordonner les équipes. Le tout, sans oublier de se mettre sur son 31, et de se marier !

Pour garantir que votre journée spéciale soit parfaitement orchestrée et mémorable, il est crucial de faire le tri entre les prestataires et de choisir les plus performants. Par conséquent, n’oubliez pas d’engager chaque équipe au bon moment pour éviter les imprévus de dernière minute.